Jeśli ktoś myśli o założeniu firmy lub właśnie ją otworzył, musi zapoznać się z szeregiem obowiązków nałożonych na przedsiębiorce przez polskie prawo. Dotyczy to między innymi stosowania odpowiednich druków, składanie ich w określonym czasie do wyznaczonych urzędów,a także późniejsze ich przechowywanie. Obowiązek przechowywania dokumentów nie kończy się wraz z zamknięciem firmy, ale trwa nadal i jest zależny od typu dokumentu. Jak więc prawidłowo przechowywać dokumentację przedsiębiorstwa?
Dokumenty podatkowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów czy inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych, rejestry oraz inne związane z nimi dokumenty należy przechowywać do momentu, aż upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mówi o tym art. 86 paragraf 1 Ordynacji podatkowej. Jak należy wyliczyć termin tego przedawnienia? Zgodnie z art. 70 paragraf 1 Ordynacji podatkowej wskazuje, iż do przedawnienia dochodzi, gdy upłynie pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął terminpłatności podatku. Ale uwaga – termin ten może ulec zmianie, gdy miało miejsce zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wyjątkiem są podmioty zagraniczne, wobec których stosowana jest procedura szczególna. Jeśli świadczą one na terenie Wspólnoty usługi elektroniczne osobom podlegającym opodatkowaniu, wówczas takie podmioty mają obowiązek przechowywać ewidencję prowadzoną dla tych celów, przez okres dziesięciu lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia wskazanych powyżej usług.
O przechowywaniu dokumentacji rachunkowej mówi między innymi artykuł 74 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jego brzmieniem dokumenty będące zatwierdzonymi rocznymi sprawozdaniami finansowymi należy przechowywać trwale. Archiwizację innych zbiorów określają inne terminy. I tak księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowywać należy przez 5 lat. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, ale nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną. Rok po upływie rozliczenia reklamacji i rękojmi przechowuje się dokumenty dotyczące tych spraw. Jak obliczyć te terminy? Okres archiwizacji oblicza się z końcem roku obrotowego, którego dany zbiór dotyczy.
Dokumenty związane z systemem ubezpieczeń społecznych należy przechowywać przez 5 lat. Dotyczy to między innymi dokumentów rozliczeniowych.
Witam serdecznie w 6pr.pl - serwisie na łamach którego systematycznie publikuje użyteczne i praktyczne informacje skierowane do początkujących biznesmenów. Serdecznie dziękuje wszystkie za liczne wiadomości, które do mnie wysyłacie - niektóre problemy wymagają dłuższego zastanowienia się, stąd niekiedy dłuższy czas odpowiedzi. Serdecznie dziękuje za za to, że mnie wspieracie i jednocześnie zachęcam do śledzenia mojego bloga, oraz wyrażania swoich opinii pod artykułami.